GTD始めました♪

2011年1月16日

仕事って、出来ることが増えてくるとやることも増えますよね^^
能力が上がるのは嬉しいのですが、あまり仕事が増えすぎると、
あれもこれもと注意散漫になって、仕事の効率が良くなくなります。
プライベートにも影響しますね^^;

去年はまさにそんな状況だったので、年末にGTDというのを勉強して、
今年からやりはじめました^^

GTDというのは、自分のやるべきことや気になっていることを全て把握して管理し、やるべきものからきっちりこなしていこうという仕事の整理術です。
デビッド・アレンという方が提唱者です。

GTDの手順

詳しくは読んだ方が良いのですが、考え方は簡単で、
流れと手順はこうです。

GTDの流れ
(画像: David Allen Companyより)

  1. 「気になること」すべてを1箇所に「収集」する。
  2. それぞれの意味と何をすべきかを明らかにする「処理」を行う。
  3. その「処理」の結果を「整理」する。
  4. それらの行動の選択肢を「レビュー」する。
  5. 選んだ行動を「実行」する。

というわけで、まずはブレインダンプ。
A4の紙を5枚用意して、そこに自分がやりたいこと、やらないといけないこと、
気になっているもの、欲しいもの、いつかやりたいことなど、
頭の中で考えているものを片っ端から箇条書きで書いていきます。

そしてそれについて、達成するための次の行動を決めて、
ツールに落とし込みました。

用意したツール

僕の場合はパソコンでの作業が多いので、
紙の書類ってあんまりないんですよね。

あっても、たまにくる税金の支払いとか、送られてくるパンフを見るとか。
そんなに数はありません。

なので、主にクラウドを使ったツールを用意しました。
基本的に、PCとandroid携帯を使えることを考えています。

用意したのは、Evernote(エバーノート)Dropbox(ドロップボックス)
Shuffle(シャッフル)です。
これら全部無料で使えるツールです^^

そして毎日A4の紙を1枚用意して、そこにマインドマップをかくようにしています。

エバーノートは知識の集約に、
ドロップボックスは容量の大きいファイルの一時領域に、
シャッフルはプロジェクトの管理に、
マインドマップはinboxに使っています。

エバーノートとドロップボックスはPCだけでも使えますし、
スマホ(iPhoneも)持っている方なら連携して使えます。
シャッフルはandroidアプリです。(iPhone版があるのかはわかりません。)

マインドマップは、仕事中にいろいろなアイディアや気になることを
放射的に描くことで、今やろうとしていること、やりたいこと、浮かんだアイディアが、
頭の中で行ったり来たりするのを防ぎます。

そしてそこに書いたものから、後でやるものは後でやって、
2分以内に出来るものはするなど、優先順位を付けられます。

そして、1日で出来ないものや、いくつかのステップを踏まないといけないものや、
スケジュールが設定されているものは、Shuffleに移動。
そこで管理しています。

エバーノートやドロップボックスの細かい使い方は今回は省略。
またいつか紹介します。


まずはこんな感じで始めました^^
まだまだぎこちないですが、これから洗練させていこうと思っています。

シャッフルは、機能面は満足しているのですが、
残念ながらスマホでしか使えないというのが難点ですね。
PCとスマホを連携出来たらよいのですが、
現状、それができるツールはないみたいです。

あと、書類などの物理的な資料が多い方は、
英語ですが、著者のデビッド・アレンさんの動画を見ると参考になるかもしれません。


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カテゴリ:仕事術

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