シュガーシンクのファイルバージョン管理で「間違って上書き保存」を防ぐ

2011年12月 4日

年末なのでこの時期、仕事の重要なファイルだったり、学生さんなら論文だったり、
細かい修正作業をしている人はたくさんいると思いますが、

「せっかく作ったファイルを間違って上書き保存・・・・」

最近、そんな風にしてしまって困っている友達を、facebook上で何人か見かけました^^;

「どうやったら直せる?」

と言われても、できることなら協力したいのですが、
残念ながら僕の力不足で、「お気の毒に・・・」としか言えません^^;

ファイルのバックアップをとることの重要さは誰もが知っていると思いますが、
上書き保存する前に、その都度バックアップファイルを取っておく・・・
というのは、頭ではわかっていても、実際毎回やるのは大変ですよね><

そういう大切なファイルに使うと便利なのが、Sugar Sync(シュガーシンク)です。

シュガーシンクというのは、以前紹介したdropboxと同じで、クラウド上にデータを保存できる、便利なオンラインストレージサービス(5GBまで無料)です。

シュガーシンクには、リビジョン管理(バージョン管理)機能というものがあります。
リビジョン管理の下だと、保存前の状態に戻すことが可能です。
この機能はdropboxにもありますが、個人的にはこちらの方が使いやすいですね^^

シュガーシンク や ドロップボックスは、ただオンライン上にバックアップできる、というだけでなく、自動でバージョン管理もできるというところに注目して使うと、非常に便利です。

「自動で」というところがポイントですね^^

リビジョン管理する前のデータを元に戻すのは残念ながら難しいですが、
そうなる前に、バージョン管理さえしていれば、元に戻すことは簡単でした。

でも、それをせずに普通にPC上で管理していたら、元に戻すのは難しいですね^^;

これらのサービスは、普通にフォルダに入れておくだけのような感覚で手軽に管理できますし、スマホや複数PCでも連携できますので便利です。

シュガーシンクは、機能や容量を大いに使いたい場合は有料契約が必要ですが、
無料版でも5GBまで使えますし、簡単な登録ですぐ使えます。

今回は、リビジョン管理の意味と、その使い方を説明します。

リビジョン管理(バージョン管理)とは?

"リビジョン管理"、というのは、元となるデータとその変更履歴で、
最新のバージョンや以前のバージョンを管理する方法です。

と言ってもよくわからないと思うので、普通のバックアップと比較してみると、
まず、普通にバックアップするなら、ファイルごと管理ですよね。

例えば、Excelのデータを作ったとして、最初に作ったファイルを「ver01.xls」とします。
このファイルに修正の必要がでて、バックアップをとった後に修正するつもりなら、
ver01.xlsを別のフォルダなどどこかにコピー・退避させた後に、
「ver02.xls」と、名前を変えて更新・保存しますよね。

そうすると、古いバージョンの「ver01.xls」と、
新しく更新した「ver02.xls」という2つのファイルができます。
この二つを残しておくのがファイルごと管理するバックアップです。

古い冊子と新しい冊子を2冊とっておくイメージですね。
この時、それぞれファイルの大きさが500KBとすると、2つ合わせて1MB(1,000KB)です。

誰でも簡単にできるバックアップ方法ですが、
この方法を続けていくと、ファイルも容量も保存数に比例して増えていきます。

一方、リビジョン管理の下では、元のデータと最新のデータとの差分、
つまり変更履歴を管理します。
こちらは、最新の冊子と、差し替えたページをとっておくイメージです。

ファイルの大きさも、上の画像の例だと、
500KBのファイルと差し替えたページで、合わせて525KBくらいで済みます。

最新のファイルは、そのまま冊子を取りだせば良いですが、
前のデータを取りだすなら、差し替えたページをもう一度元に戻せば良いだけですね^^

このような管理がリビジョン管理の基本ですが、
シュガーシンクでは勝手にやってくれて、5回分前に保存した状態まで取りだせます。
(それよりも前の状態は取りだせません。)

シュガーシンクで、修正前の元データをとりだす方法

シュガーシンクは、使っているPCのフォルダの中から好きなフォルダを選んで、
その中に入れたファイルをクラウド上にも保存して、PC上とクラウドで同期させることが出来ます。
同期させたいファイルは、そのフォルダに入れておけば良いですし、
入れれば勝手にリビジョン管理されます^^

同期するフォルダの選び方は、シュガーシンクに登録すればわかりますので説明を省いて、
間違って上書きしてしまったファイルの、修正前のデータを取りだしたい場合を説明します。

まず、シュガーシンクにログインして、取りだしたいファイルの場所まで行きます。
(「SugarSyncファイルマネージャー」を立ち上げでもOK)

そして、取りだしたいファイルにチェックを入れると、メニューが出てきます。
(「SugarSyncファイルマネージャー」の場合は右クリック)

そのメニューの中に、「バージョン」というのがありますので、
それを選択します。
すると、5回以上上書き保存していれば、5世代前のバージョンが更新日で時系列に出てきますので、
好きなバージョンを選べば復元できます。

リビジョン管理の仕組みがよくわからなくても、ようは
5回前の保存までは復元できる、ということですし、
やり方もこれだけなので、簡単ですね^^


このように、シュガーシンクはリビジョン管理ができますが、
ドロップボックスや、その他メジャーなクラウドサービスでも使えるところはあります。
他のサービスで管理したいのなら、リビジョン管理が使えるかどうか確認しておくと良いですね。

ただ、リビジョン管理ができたとしても、仕様はサービスによります。
シュガーシンクでは現在「5世代前まで」と保存回数で管理していますが、
ドロップボックスは「30日以上経過した履歴は削除」と時間で管理しているようです。

他のクラウドサービスでもそれぞれの仕様があると思いますので、
用途にあった使い方をすると良いですね^^

ドロップボックスに関しては、以前使い方を説明していますので、
そちらの記事をご覧ください。


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カテゴリ:クラウドサービスsugarsync

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